INTRODUCTION
Le Bureau de l’enquêteur correctionnel est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) pour l’exercice commençant le 1er avril 2022 et se terminant le 31 mars 2023. Le présent rapport est soumis conformément à l’article 94 de la Loi. Il est déposé au Parlement par le ministre de la Sécurité publique.
La Loi sur l’accès à l’information est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle accorde aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne ou entreprise qui se trouve au Canada le droit d’accéder aux renseignements contenus dans des documents du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.
NOTRE MANDAT
Le Bureau de l’enquêteur correctionnel est chargé, en vertu de la Partie III de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition, d’agir comme ombudsman pour les délinquants sous responsabilité fédérale. Sa fonction première consiste à faire enquête et à s’assurer qu’on donne suite aux plaintes des délinquants. Il a également l’obligation d’examiner les politiques et les pratiques du Service correctionnel du Canada afin de cerner les carences systémiques et y porter remède ; il doit également faire des recommandations en ce sens.
NOTRE MISSION
À titre d’ombudsman auprès des délinquants sous responsabilité fédérale, le Bureau de l’enquêteur correctionnel est au service des Canadiens et contribue à ce que les services correctionnels soient sécuritaires, humains et respectueux de la loi en assurant une surveillance indépendante du Service correctionnel du Canada, notamment en effectuant en temps opportun un examen impartial et accessible des préoccupations individuelles et généralisées. Bien qu’il soit indépendant, le Bureau de l’enquêteur correctionnel fait partie du portefeuille de la Sécurité publique.
ACTIVITÉS DE DIVULGATION PROACTIVE
En tant qu'organisme distinct, le Bureau de l'enquêteur correctionnel figure à l'annexe I.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques aux fins de la partie 2 de la LAI.
Le tableau suivant fournit la liste des exigences proactives auxquelles le BEC est soumis, les liens vers les plateformes de publication ainsi que le pourcentage de publications effectuées dans les délais prescrits par la loi au cours de la période couverte par le rapport :
Exigence législative | Section | Calendrier de publication | Taux de divulgation dans les délais prescrits par la loi |
Frais de voyage (open.canada.ca) | 82 | Dans les 30 jours suivant la fin du mois de remboursement | 100% |
Frais d'accueil (open.canada.ca) | 83 | Dans les 30 jours suivant la fin du mois de remboursement | 0% |
Rapports déposés au Parlement (oci-bec.gc.ca) | 84 | Dans les 30 jours suivant le dépôt | 100% |
Contrats de plus de 10 000 $ (open.canada.ca) | 86 | Q1-3 : Dans les 30 jours suivant le trimestre Q4 : dans les 60 jours suivant le trimestre | 100% |
Dossiers de documents d'information préparés pour les nouveaux administrateurs généraux ou équivalents (oci-bec.gc.ca) | 88(a) | Dans les 120 jours suivant la nomination | N/A |
Titres et numéros de référence des notes de service préparées pour un administrateur général ou équivalent et reçues par son bureau (open.canada.ca) | 88(b) | Dans les 30 jours suivant la fin du mois de réception | 100% |
Paquets de documents d'information préparés pour la comparution d'un administrateur général ou d'un équivalent devant une commission parlementaire (oci-bec.gc.ca) | 88(c) | Dans les 120 jours suivant la comparution | 100% |
Reclassification des postes (open.canada.ca) | 85 | Dans les 30 jours suivant le trimestre | N/A |
L'Office est une micro-agence ayant moins de 40 ETC. La direction générale partage la responsabilité de veiller à ce que toutes les exigences en matière de publication proactive soient respectées. Les exigences en matière de divulgation proactive sont devenues un point standard de l'ordre du jour du comité de direction, qui se réunit toutes les deux semaines. Toutes les exigences sont examinées pour vérifier s'il n'y a pas de points en suspens et les directeurs responsables assurent le suivi nécessaire. Il n'y a pas eu d'activités de formation ou de sensibilisation au cours de la période couverte par le rapport.
ACTIVITÉS LIÉES À L’ACCÈS À L’INFORMATION
Le ministre de la Sécurité publique est le responsable désigné de l’institution aux fins d’application de la Loi sur l’accès à l’information. Il a délégué à l’Enquêteur correctionnel les pleins pouvoirs en ce qui concerne l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Des pleins pouvoirs ont été aussi délégués au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le 31 juillet 2020, le ministre a confirmé la délégation de pouvoirs aux fins d’application de la Loi (voir Annexe C).
Bien que les responsabilités du coordonnateur de l’AIPRP soient assignées au Directeur et Conseiller juridique, le traitement des demandes et les activités associées sont généralement effectués par un consultant. Compte tenu du nombre restreint de demandes, on estime qu’il s’agit là de la meilleure approche adoptée et de l’utilisation la plus efficace des ressources.
Le coordonnateur de l’AIPRP est chargé d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, lignes directrices, systèmes et procédures efficaces qui permettent au BEC de s’acquitter des responsabilités que lui confère la Loi sur l’accès à l’information, et d’assurer un traitement et une communication efficaces de l’information. Il est également responsable des politiques, systèmes et procédures découlant de la Loi.
Dans le cadre de ses activités, le coordonnateur de l’AIPRP doit principalement :
- traiter les demandes présentées en vertu de la Loi ;
- établir et tenir à jour des politiques, procédures et lignes directrices pour s’assurer du respect de la Loi ;
- faire connaître la Loi afin que BEC s’acquitte des obligations imposées au gouvernement ;
- veiller à ce que BEC observe la Loi, ainsi que les règlements, procédures et politiques applicables ;
- préparer les rapports annuels au Parlement et autres rapports exigés par la loi, de même que d’autres documents demandés par les organismes centraux ;
- représenter BEC auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du commissaire à l’information et d’autres organismes fédéraux concernant l’application des dispositions de la Loi touchant le BEC ;
- aider BEC à respecter ses engagements de faire preuve d’une plus grande ouverture et transparence, en communiquant de manière proactive des renseignements et en divulguant de l’information de façon informelle.
Le BEC n'est pas soumis à des accords en vertu de l'article 96 de la Loi sur l’accès à l’information.
AU COURS DE LA PÉRIODE VISÉE
Vingt-cinq (25) demandes ont été reçues et huit (8) étaient en suspens depuis la période précédente. Parmi ces demandes, vingt-trois (23) ont été divulguées en partie (79 %) :
- Vingt-trois (23) ont été divulguées en partie (79%)
- Deux (2) demandes ont été divulguées dans leur intégralité (6 %)
- Aucune demande n'a fait l'objet d'une dérogation ou d'une exclusion dans son intégralité
- Une (1) demande a été abandonnée (3 %)
- Deux (2) n'avaient pas de documents existants (6 %)
- Un (1) a été transféré (3 %)
- Quatre (4) ont été reportés à la période suivante (13 %).
Au moment de la rédaction du rapport, une (1) demande était encore en suspens pour la période de rapport 2020-2021. Sept (7) demandes étaient en suspens pour la période de référence 2021-2022, deux (2) ont été traitées dans les délais prescrits par la loi et cinq (5) ont été traitées au-delà des délais prescrits par la loi.
Au cours de cette période, nous avons reçu la majorité des demandes par courrier électronique (44 %). La majorité de nos demandeurs étant des personnes incarcérées, la réception des demandes par courrier (36 %) ou en personne (4 %) lors de visites d'établissements vient juste après.
Des prorogations ont été accordées pour cinq (5) des demandes. Des prolongations ont été accordées pour consulter d'autres ministères. Afin d'éviter les retards importants lors des consultations avec le Service correctionnel du Canada, le Bureau et le SCC sont parvenus à un accord selon lequel les consultations n'auront lieu qu'en cas d'absolue nécessité.
Deux (2) demandes informelles ont été reçues cette année.
L'Office n'a pas pu respecter le délai de réponse réglementaire pour vingt et une (21) demandes au cours de la période couverte par le rapport. Pour treize (13) de ces vingt-et-une (21) demandes, les retards étaient imputables à des retards au sein de notre propre bureau.
Le BEC a répondu à 27 % des demandes dans les délais prescrits par la loi. Le traitement des demandes dans les délais prescrits par la loi a posé des problèmes au cours de la période considérée, principalement en raison d'un manque de ressources humaines. Le Bureau est en train de remédier à cette pénurie d'ici 2023-2024.
Le coordinateur de l'AIPRP a contrôlé le temps nécessaire au traitement de ces demandes d'accès lors de la préparation de l'analyse des tendances historiques figurant dans le présent rapport. Le directeur exécutif et le coordinateur de l'AIPRP sont informés par une note d'information lorsque les demandes ne sont pas clôturées dans les délais requis. La note d'information indique la raison de la réponse tardive.
Aucune session de formation n'a été organisée au cours de la période considérée. Le consultant a fourni des conseils, des orientations et des recommandations à la direction et au personnel en fonction des besoins.
Le nouveau processus de récupération électronique des documents mis en place l’an dernier continue d’être sujet à améliorations, mais le passage à un environnement de travail à domicile continue de présenter des défis.
Le BEC n'a reçu aucune plainte au cours de la période considérée.
MESURES LIÉES À LA COVID-19
Alors que les mesures liées à COVID-19 ont été progressivement supprimées, le maintien du travail hybride a nécessité quelques ajustements pragmatiques au cours de la période de référence, car la majorité des demandeurs sont incarcérés et n'ont pas accès aux communications électroniques.
INITIATIVES ET PROJETS VISANT À AMÉLIORER L'ACCÈS À L'INFORMATION
Conformément aux dernières directives du Conseil du Trésor au Canada, notre bureau a pris des mesures importantes pour améliorer l'accès du public aux documents gouvernementaux. Pour faciliter cet accès aux détenus, nous avons mis en place une politique de dispense des frais de dossier de 5 $ pour les demandes d'accès à l'information. En supprimant cet obstacle financier, nous souhaitons rationaliser la procédure et faire en sorte que les détenus puissent obtenir facilement les informations qu'ils recherchent sans subir de contraintes excessives. Notre engagement à promouvoir la transparence et la facilité d'accès souligne notre volonté de servir l'intérêt public et de favoriser une approche de la gouvernance plus inclusive et plus réactive.
FRAIS
Pour ce qui est de 2022-2023, les coûts directement associés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information sont évalués à 49 751 $.
Personnel 20 208 $
Honoraires du consultant 25 095 $
Autres 4 448 $
Pour 2022-2023, les ressources humaines affectées à l’application de la Loi sur l’accès à l’information sont évaluées à 0,262 ETP.
Le manque de personnel a nécessité l'implication directe des membres de l'équipe de direction pour assurer les opérations quotidiennes, ce qui explique les coûts relativement plus élevés associés à l'administration de la loi sur l'accès à l'information au cours de la période couverte par le rapport.
ANALYSE DES TENDANCES HISTORIQUES
Sur une période de cinq ans, de 2018-2019 à 2022-2023, le BEC a reçu une moyenne de vingt-quatre (24) demandes par an.
Au cours des cinq dernières années, le BEC a maintenu un taux de 32 % des demandes traitées entre 1 et 60 jours.
La source des demandes reste le plus souvent le public avec une moyenne de dix-sept (17) demandes, suivi des entreprises et des médias avec une moyenne de deux (2) et deux (2) demandes respectivement.
En ce qui concerne le nombre de pages traitées, une moyenne de sept mille trois cent vingt-cinq (7 325) a été enregistrée.
Les exemptions les plus fréquemment utilisées sont :
19(1) avec 50 %
16(1)(d) avec 18 %
16(1)(c) avec 9 %
Un total de quarante-trois (43) extensions de consultations a été enregistré pour une moyenne de neuf (9) extensions par période de déclaration. La grande majorité de nos consultations se font avec le Service correctionnel du Canada puisque la majorité des documents détenus par le Bureau proviennent de ou sont d’intérêt au SCC.
Un total de vingt-six (26) consultations ont été reçues d'autres organisations gouvernementales, soit une moyenne de cinq (5) consultations par période.
Ces données de base continueront d'être utilisées dans les années à venir pour évaluer les tendances, informer l'amélioration continue du traitement des demandes d'accès à l'information et mettre en œuvre des mesures correctives si nécessaire.
Annexe A: Ordonnance de délégation de pouvoirs
Annexe B: Rapport statistique
Annexe C: Rapport statistique supplémentaire
