INTRODUCTION
Le Bureau de l’enquêteur correctionnel est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) pour l’exercice commençant le 1er avril 2021 et se terminant le 31 mars 2022. Le présent rapport est soumis conformément à l’article 94 de la Loi. Il est déposé au Parlement par le ministre de la Sécurité publique.
La Loi sur l’accès à l’information est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle accorde aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne ou entreprise qui se trouve au Canada le droit d’accéder aux renseignements contenus dans des documents du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.
NOTRE MANDAT
Le Bureau de l’enquêteur correctionnel est chargé, en vertu de la Partie III de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition, d’agir comme ombudsman pour les délinquants sous responsabilité fédérale. Sa fonction première consiste à faire enquête et à s’assurer qu’on donne suite aux plaintes des délinquants. Il a également l’obligation d’examiner les politiques et les pratiques du Service correctionnel du Canada donnant lieu aux plaintes afin de cerner les carences systémiques et y porter remède ; il doit également faire des recommandations en ce sens.
NOTRE MISSION
À titre d’ombudsman auprès des délinquants sous responsabilité fédérale, le Bureau de l’enquêteur correctionnel est au service des Canadiens et contribue à ce que les services correctionnels soient sécuritaires, humains et respectueux de la loi en assurant une surveillance indépendante du Service correctionnel du Canada, notamment en effectuant en temps opportun un examen impartial et accessible des préoccupations individuelles et généralisées. Bien qu’il soit indépendant, le Bureau de l’enquêteur correctionnel fait partie du portefeuille de la Sécurité publique et de la Protection civile.
ACTIVITÉS LIÉES À L’ACCÈS À L’INFORMATION
Le ministre de la Sécurité publique est le responsable désigné de l’institution aux fins d’application de la Loi sur l’accès à l’information. Il a délégué à l’Enquêteur correctionnel les pleins pouvoirs en ce qui concerne l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Des pleins pouvoirs ont été aussi délégués au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le 31 juillet 2020, le ministre a confirmé la délégation de pouvoirs aux fins d’application de la Loi (voir Annexe C).
Bien que les responsabilités du coordonnateur de l’AIPRP soient assignées au Directeur et Conseiller juridique, le traitement des demandes et les activités associées sont généralement effectués par un consultant. Compte tenu du nombre restreint de demandes, on estime qu’il s’agit là de la meilleure approche adoptée et de l’utilisation la plus efficace des ressources.
Le coordonnateur de l’AIPRP est chargé d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, lignes directrices, systèmes et procédures efficaces qui permettent au BEC de s’acquitter des responsabilités que lui confère la Loi sur l’accès à l’information, et d’assurer un traitement et une communication efficaces de l’information. Il est également responsable des politiques, systèmes et procédures découlant de la Loi.
Dans le cadre de ses activités, le coordonnateur de l’AIPRP doit principalement :
- traiter les demandes présentées en vertu de la Loi ;
- établir et tenir à jour des politiques, procédures et lignes directrices pour s’assurer du respect de la Loi ;
- faire connaître la Loi afin que BEC s’acquitte des obligations imposées au gouvernement ;
- veiller à ce que BEC observe la Loi, ainsi que les règlements, procédures et politiques applicables ;
- préparer les rapports annuels au Parlement et autres rapports exigés par la loi, de même que d’autres documents demandés par les organismes centraux ;
- représenter BEC auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du commissaire à l’information et d’autres organismes fédéraux concernant l’application des dispositions de la Loi touchant le BEC ;
- aider BEC à respecter ses engagements de faire preuve d’une plus grande ouverture et transparence, en communiquant de manière proactive des renseignements et en divulguant de l’information de façon informelle.
Le BEC n'est pas soumis à des accords en vertu de l'article 96 de la Loi sur l’accès à l’information.
AU COURS DE LA PÉRIODE VISÉE
Le BEC a reçu trente (30) demandes et il y avait cinq (5) demandes reportées de l’exercice précédent. Parmi ces demandes :
Vingt-et-une (21) ont fait l’objet d’une divulgation partielle (70 %)
Deux (2) ont fait l’objet d’une divulgation complète (6 %)
Aucune demande n’a été exemptée en totalité
Une demande a été abandonnée (3 %)
Cinq pour lesquelles aucun document n’existe (16 %)
Aucune n’a été transmise
Six (6) demandes ont été reportées à l’exercice suivant (20 %)
Trois (3) demandes reportées de l’exercice 2020-2021 ont été complétées au-delà des délais prescrits.
Nous avons constaté que pour les questions relatives aux politiques, les demandes en ligne sont la principale source de demandes d’accès. Ceci étant, puisque la majorité des demandeurs sont des personnes incarcérées, la majorité des demandes reçues par le Bureau le sont toujours par voie postale.
Des prolongations ont été accordées à six (6) demandes. Ces prolongations ont été prises pour consulter d'autres ministères. Afin de limiter les délais importants de consultation avec le Service correctionnel du Canada, le Bureau et le SCC sont arrivés à une entente à l’effet que les consultations ne seraient demandées que lorsqu’absolument nécessaire.
Une (1) demande informelle ont été reçue cette année.
Le BEC n’a pas été en mesure de répondre dans les délais prescrits à l’égard de vingt (20) demandes au cours de l’exercice. Dans sept (16) de ces vingt (20) demandes, les retards étaient imputables aux services de l’organisation.
Le BEC a répondu à 31 % des demandes dans les délais prescrits par la loi. Bien que notre bureau ait été en mesure de recevoir de nouvelles demandes par courrier et par voie électronique, le traitement des demandes dans les délais prescrits par la loi a présenté des difficultés. Les raisons de ce retard sont les suivantes : une augmentation substantielle du nombre de pages visées par les demandes reçues, les priorités COVID-19 au sein des institutions; l'accès limité au bureau principal et aux dossiers et documents imprimés; ainsi que certains défis liés à la santé des membres du personnel. Étant donné que la majorité des demandeurs sont incarcérés et n'ont pas accès aux moyens de communication électronique, le traitement administratif d'un certain nombre de demandes nécessite une présence sur le lieu de travail, présence qui fut limitée en raison des mesures de distanciation physique.
Dans le cadre de l’analyse des tendances historiques mentionnée ci‑après, une surveillance a été effectuée par le coordonnateur de l’AIPRP en ce qui a trait au temps requis pour le traitement des demandes d’accès à l’information. La Directrice exécutive et le coordonnateur sont mis au courant, par le biais de notes d’information, des demandes qui n’ont pas étés traitées selon les échéances prescrites. La note d’information indique les raisons pour ces retards.
Aucune séance de formation n’a été organisée au cours de la période de référence. Le consultant a fourni des conseils, des orientations et des recommandations à la direction et au personnel, selon les besoins.
Le nouveau processus de récupération électronique des documents mis en place l’an dernier continue d’être sujet à améliorations, mais le passage à un environnement de travail à domicile continue de présenter des défis.
Le BEC n’a reçu aucune plainte au cours de la période de référence. Une plainte reçue en 2019-2020 était toujours active au moment de la rédaction de ce rapport.
Mesures liées à la COVID-19
Le BEC continue de fonctionner en état d’urgence comme le reste du gouvernement fédéral. Notre bureau a bien fait la transition vers un environnement de travail à domicile, mais des défis ont été rencontrés dans la mise en œuvre de nouvelles procédures une fois que nous avons compris que les ordres de rester à la maison allaient avoir un impact à long terme.
Tel que mentionné précédemment, le BEC a vu les délais de réponse au cours de cette période augmenter en raison, notamment, du fait que d’autres bureau de l’AIPRP n’ont pas été en mesure de répondre aux consultations dans les délais impartis, ainsi qu’en raison d'autres priorités liées à l'état d'urgence.
Frais
Pour ce qui est de 2021-2022, les coûts directement associés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information sont évalués à 37 068 $.
Personnel 8 511,00$
Honoraires du consultant 27 009,00$
Autres 1 548,00$
Pour 2021-2022, les ressources humaines affectées à l’application de la Loi sur l’accès à l’information sont évaluées à 0,322 ETP.
ANALYSE DES TENDANCES HISTORIQUES
Sur une période de cinq ans, de 2017-2018 à 2021-2022, le BEC a reçu une moyenne de vingt (20) demandes par an.
Au cours des cinq dernières années, le BEC a maintenu un taux de 41 % des demandes traitées entre 1 et 60 jours.
La source des demandes reste le plus souvent le public avec une moyenne de quinze (15) demandes, suivi des entreprises et des médias avec une moyenne de deux (2) et deux (2) demandes respectivement.
En ce qui concerne le nombre de pages traitées, une moyenne de sept mille cent soixante-trois (7 163) a été enregistrée.
Les exemptions les plus fréquemment utilisées sont :
19(1) avec 52 %
16(1)(d) avec 17 %
21(1)(b) avec 8 %
Un total de quarante-sept (47) extensions de consultations a été enregistré pour une moyenne de neuf (9) extensions par période de déclaration. La grande majorité de nos consultations se font avec le Service correctionnel du Canada puisque la majorité des documents détenus par le Bureau proviennent de ou sont d’intérêt au SCC.
Un total de trente-cinq (35) consultations ont été reçues d'autres organisations gouvernementales, soit une moyenne de sept (7) consultations par période. Les demandes de consultation reçues d’autres organisations gouvernementales sont toujours complétées dans les sept (7) jours requis à l’exception d’une (1) demande reçue au cours de l’exercice. Le retard relatif à cette demande de consultation résulte d’une transmission tardive à la direction de l’AIPRP par le Bureau.
Ces données de base continueront d'être utilisées dans les années à venir pour évaluer les tendances, informer l'amélioration continue du traitement des demandes d'accès à l'information et mettre en œuvre des mesures correctives si nécessaire.
Annexe A: Ordonnance de délégation de pouvoirs
Annexe B: Rapport statistique
Annexe C: Rapport statistique supplémentaire
