Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour la période allant du 1er avril 2015 au 31 mars 2016

Table des matières

Introduction
Notre mandat
Notre mission
Activités liées à la protection des renseignements personnels
Analyse des tendances historiques
Annexe A – Rapport statistique
Annexe B – Ordonnance de délégation de pouvoirs

INTRODUCTION

Le Bureau de l’enquêteur correctionnel est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels ( LPRP ) pour l’exercice commençant le 1er avril 2015 et se terminant le 31 mars 2016. Le présent rapport est soumis conformément à l’article 72 de la Loi . Ce rapport est déposé au Parlement par le ministre de Sécurité publique et de la Protection civile.

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle accorde aux particuliers le droit d’accéder aux renseignements que le gouvernement détient à leur sujet, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. Elle protège également les renseignements personnels des particuliers et permet à ceux-ci d’exercer un grand contrôle sur la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements.

NOTRE MANDAT

Le Bureau de l’enquêteur correctionnel est chargé, en vertu de la Partie III de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition , d’agir à titre d’ombudsman pour les délinquants sous responsabilité fédérale. Sa fonction première consiste à faire enquête et à s’assurer qu’on donne suite aux plaintes des délinquants. Il a également l’obligation d’examiner les politiques et les pratiques du Service correctionnel du Canada donnant lieu aux plaintes afin de cerner les carences systémiques et y porter remède; il doit également faire des recommandations en ce sens.

NOTRE MISSION

À titre d’ombudsman auprès des délinquants sous responsabilité fédérale, le Bureau de l’enquêteur correctionnel est au service des Canadiens et contribue à ce que les services correctionnels soient sécuritaires, humains et respectueux de la loi en assurant une surveillance indépendante du Service correctionnel du Canada, notamment en effectuant en temps opportun un examen impartial et accessible des préoccupations individuelles et généralisées. Bien qu’il soit indépendant, le Bureau de l’enquêteur correctionnel fait partie du portefeuille de la Sécurité publique et de la Protection civile.

ACTIVITÉS LIÉES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile est le responsable désigné de l’institution aux fins d’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels . Il a délégué à l’Enquêteur correctionnel les pleins pouvoirs en ce qui concerne l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels . Des pleins pouvoirs ont été aussi délégués au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels ( AIPRP ). Le 30 novembre 2015, le ministre a confirmé la délégation de pouvoirs aux fins d’application de la Loi ( voir Annexe B ).

Bien que les responsabilités du coordonnateur de l’ AIPRP soient assignées au directeur des Services corporatifs et de la planification, le traitement des demandes et les activités associées sont généralement effectués par un consultant. Compte tenu du nombre restreint de demandes, on estime qu’il s’agit là de la meilleure approche adoptée et de l’utilisation la plus efficace des ressources.

Le Coordonnateur de l’ AIPRP est chargé d’élaborer, de coordonner et de mettre en oeuvre des politiques, lignes directrices, systèmes et procédures efficaces qui permettent au Bureau de s’acquitter des responsabilités que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels, et d’assurer un traitement et une communication efficaces de l’information. Il est également responsable des politiques, systèmes et procédures découlant de la Loi .

Dans le cadre de ses activités, le Coordonnateur de l’ AIPRP doit principalement :

traiter les demandes présentées en vertu de la Loi ;
établir et tenir à jour des politiques, procédures et lignes directrices pour s’assurer du respect de la Loi ;
faire connaître la Loi afin que le Bureau s’acquitte des obligations imposées au gouvernement;
veiller à ce que le Bureau observe la Loi, ainsi que les règlements, procédures et politiques applicables;
préparer les rapports annuels au Parlement et autres rapports exigés par la loi, de même que d’autres documents demandés par les organismes centraux;
représenter le Bureau auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du commissaire à la protection de la vie privée et d’autres organismes fédéraux concernant l’application des dispositions de la Loi touchant le Bureau; et
aider le Bureau à respecter ses engagements de faire preuve d’une plus grande ouverture et transparence, en communiquant de manière proactive des renseignements et en divulguant de l’information de façon informelle.

Au cours de la période visée:

Le Bureau a reçu vingt-sept (27) demandes et a traité quatre (4) demandes de l’exercice précédent pour un total de trente-une (31) demandes. Vingt-une (21) de ces demandes ont fait l’objet d’une divulgation partielle, quatre (4) d’une divulgation complète, une (1) a été exemptée en totalité, une (1) demande a requis que l’existence de l’information ne soient ni confirmée ni infirmée, aucune n’a été abandonnée et quatre (4) demandes ont été rapportées à l’exercice suivant. Toutes les demandes, à l’exception de sept (7), ont été traitées dans le délai prévu par la loi. Des prolongations ont été accordées à vingt-six (26) demandes. Aucune de ces vingt-sept (27) demandes n’a soulevé des enjeux importants.

Dans le cadre de l’analyse des tendances historiques mentionné ici-bas, une surveillance, par le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels ( AIPRP ), a eu lieu en ce qui à trait le temps requis dans le traitement des demandes. De plus, des discussions mensuelles ont eu lieu avec le consultant à cet égard afin d’améliorer le délai de traitement. Une nette amélioration à cet égard fut notée en comparaison à 2014-2015.

Une séance de formation formelle sur «Le besoin de savoir» a été donnée; et, un bulletin intitulé « Pratiques exemplaires en matière d’ AIPRP » a été envoyé aux employés. On estime qu’environ 90 % du personnel ont assisté à la formation. Tous les documents issus de celle-ci ont été fournis au personnel afin que ceux qui n’ont pas assisté puissent en profiter. De plus, le consultant formulait des conseils, orientation et des recommandations aux employés et à la direction au besoin.

Aucune nouvelle procédure, politique ou directive en matière de protection des renseignements personnels n’a été mise en œuvre. Cependant, la personnalisation et mise en œuvre d’un système informatique de l’ AIPRP à été complété en 2015-2016.

Aucun cas d’atteinte substantielle à la vie privée à eu lieu; aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été effectuée; il n’y a pas eu de nouvel échange de données; et le Bureau a divulgué trois demandes de renseignements personnels aux termes de l’alinéa 8(2) m ) de la LPRP . L’information en question à été divulguée aux familles de délinquants décédés en établissement. Le Commissariat à la protection de la vie privée à été avisé avant que cette information soient déléguée.

Le Bureau n’a reçu aucune plainte.

En 2015-2016, les coûts directement associés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont évalués à 63 358 $.

Personnel - 6 474 $
Honoraires du consultant - 56 884 $

En 2015-2016, les ressources humaines affectées à l’application de la Loi sont évaluées à 0,75 ETP.

ANALYSE DES TENDANCES HISTORIQUES

Sur une période de cinq ans, soit de 2011-2012 à 2015-2016, le Bureau à reçu vingt (20) demandes en moyenne par période visée; le plus bas nombre de demandes reçues pour une période visée a été de treize (13) et le plus grand nombre de demandes reçues pour une période visée a été de vingt-huit (28). Au cours des cinq dernières années le BEC a maintenu au taux de réussite de 76% de demandes traitées entre 1 à 60 jours. Le délai de traitement moyen avant 30 jours a été de 38% de toutes les demandes; le délai de traitement moyen avant 60 jours a été de 37% de toutes les demandes.

En ce qui à trait le nombre de pages pertinentes traitées, une moyenne de sept milles quarante-deux (7,042) a été notée; le plus grand nombre de pages pertinentes traitées pendant une période visée a été de onze milles cinq cents soixante-dix-sept (11,577); et le plus bas total de pages pertinentes traitées pendant une période visée a été de six cents trois (603).

Les exceptions le plus souvent utilisés ont étés:

26 : 42%
22(1)(c) : 31%
22(1)(a) : 14%

En ce qui à trait les demandes de prorogation pour fins de consultation, soixante-une (61) demandes ont étés enregistrées pour une moyenne de douze (12) par période visée; le nombre de demandes le plus élevée pour une période visée a été vingt-cinq (25); le moins élevée pour une période visée a été quatre (4). Deux (2) demandes de consultation d’autres institutions et organisations ont été reçues.

Ces données de base continueront de servir à l’évaluation des tendances, à appuyer les améliorations au traitement des demandes de la protection des renseignements personnels et la mise en œuvre des mesures correctives au besoin.

ANNEXE A - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Bureau de l'enqueteur correctionnel

Periode visee par le rapport : 2015-04-01 au 2016-03-31

PARTIE 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

**1.1 Nombre de demandes**
Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'etablissement de rapport	27
En suspens à la fin de la période d'etablissement de rapport précédente	4
Total	31
Fermées pendant la période d'etablissement de rapport	27
Reportées à la prochaine période d'etablissement de rapport	4

PARTIE 2 - Demandes fermées pendant la période d'etablissement de rapport

**2.1 Disposition et délai de traitement**
Disposition des demandes	Délai de traitement
Disposition des demandes	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	0	1	3	0	0	0	0	4
Communication partielle	0	0	15	3	2	0	1	21
Exception totale	0	0	1	0	0	0	0	1
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document n'existe	0	0	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	1	0	0	0	0	0	0	1
Total	1	1	19	3	2	0	1	27

**2.2 Exceptions**
Article	Nombre de demandes
18(2)	0
19(1) a)	1
19(1) b)	0
19(1) c)	1
19(1) d)	0
19(1) e)	0
19(1) f)	0
20	0
21	0
22(1) a) (i)	3
22(1) a) (ii)	0
22(1) a) (iii)	0
22(1) b)	6
22(1) c)	9
22(2)	0
22.1	0
22.2	0
22.3	0
23 a)	0
23 b)	0
24 a)	0
24 b)	0
25	6
26	19
27	1
28	0

**2.3 Exclusions**
Articles	Nombre de demandes
69(1) a)	0
69(1) b)	0
69.1	0
70(1) a)	0
70(1) b)	0
70(1) c)	0
70(1) d)	0
70(1) e)	0
70(1) f)	0
70.1	0

**2.4 Support des documents communiqués**
Disposition	Papier	Électronique	Autres
Communication totale	4	0	0
Communication partielle	21	0	0
Total	25	0	0

2.5 Complexité

**2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées**
Disposition des demandes	Nombre de pages traitées	Nombre de pages communiquées	Nombre de demandes
Communication totale	61	61	4
Communication partielle	8260	7147	21
Exception totale	646	0	1
Exclusion totale	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	1
Total	8967	7208	27

**2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes**
Disposition	Moins de 100 pages traitées		101 à 500 pages traitées		501 à 1 000 pages traitées		1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
Disposition	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
Communication totale	4	61	0	0	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	9	259	9	1805	2	1149	1	3934	0	0
Exception totale	0	0	0	0	1	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	1	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	14	320	9	1805	3	1149	1	3934	0	0

**2.5.3 Autres complexités**
Disposition	Consultation requise	Avis juridique	Total
Communication totale	4	1	5
Communication partielle	21	0	21
Exception totale	1	0	1
Exclusion totale	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0
Total	26	1	27

2.6 Presomptions de refus

**2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire**
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire	Motif principal
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire	Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autres
7	3	4	0	0

**2.6.2 Nombre de jours de retard**
Nombre de jours de retard	Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé	Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé	Total
1 à 15 jours	0	1	1
16 à 30 jours	1	1	2
31 à 60 jours	0	1	1
61 à 120 jours	0	2	2
121 à 180 jours	0	0	0
181 à 365 jours	0	0	0
Plus de 365 jours	0	1	1
Total	1	6	7

**2.7 Demandes de traduction**
Demandes de traduction	Acceptées	Total
De l'anglais au français	1	1
Du français à l'anglais	1	1
Total	2	2

PARTIE 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2) e)	Alinéa 8(2) m)	Paragraphe 8(5)	Total
0	3	0	3

PARTIE 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues	Nombre
Mentions annexées	0
Demandes de correction acceptées	0
Total	0

PARTIE 5 - Prorogations

**5.1 Motifs de prorogations et disposition des demandes**
Disposition des demandes où le délai a été prorogé	15a)(i) Entrave au fonctionnement	15a)(ii) Consultation		15b) Traduction ou conversion
Disposition des demandes où le délai a été prorogé	15a)(i) Entrave au fonctionnement	Article 70	Autres	15b) Traduction ou conversion
Communication totale	0	0	4	1
Communication partielle	0	0	21	0
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Aucun document n'existe	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0
Total	0	0	25	1

**5.2 Durée des prorogations**
Durée des prorogations	15 a) (i) Entrave au fonctionnement	15 a) (ii) Consultation		15 b) Traduction ou conversion
Durée des prorogations	15 a) (i) Entrave au fonctionnement	Article 70	Autres	15 b) Traduction ou conversion
1 à 15 jours	0	0	0	0
16 à 30 jours	0	0	25	0
Total	0	0	25	0

PARTIE 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

**6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations**
Consultations	Autres institutions du gouvernement du Canada	Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'etablissement de rapport	2	2
En suspens à la fin de la période d'etablissement de rapport de rapport précédente	0	0
Total	2	2
Fermées pendant la période d'etablissement de rapport	2	2
Reportées à la prochaine période d'etablissement de rapport	0	0

**6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada**
Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
Recommandation	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	1	0	0	0	0	0	0	1
Communication partielle	1	0	0	0	0	0	0	1
Exception totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	2	0	0	0	0	0	0	2

**6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations**
Recommendation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
Recommendation	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0

PARTIE 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

**7 .1 Demandes aupres des services juridiques**
Moins de 100 pages traitées		De 101 à 500 pages traitées		De 501 à 1 000 pages traitées		De 1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de jours	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
1 à 15	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
16 à 30	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
31 à 60	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
61 à 120	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
121 à 180	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
181 à 365	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0

**7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé**
Moins de 100 pages traitées		De 101 à 500 pages traitées		De 501 à 1 000 pages traitées		De 1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de jours	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
1 à 15	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
16 à 30	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
31 à 60	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
61 à 120	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
121 à 180	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
181 à 365	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0

PARTIE 8- Ressources liées à la LPRP

none
Article 31	Article 33	Article 35	Recours judicaire	Total
0	0	0	0	0

PARTIE 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ( ÉFVP )

Nombre d' ÉFVP terminées : 0

PARTIE 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

**10.1 Coûts**
Dépenses	Montant
Salaires	6 474 $
Heures supplémentaires	0 $
Biens et services	56 884 $
Contrats de services professionnels	56 884 $
Autres	0 $
Total	63 358 $

**10.2 Ressources humaines**
Ressources	Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements
Employés à temps plein	0.25
Employés à temps partiel et occasionnels	0.00
Employés régionaux	0.00
Experts-conseils et personnel d'agence	0.50
Étudiants	0.00
Total	0.75

Remarque : Entrer des valeurs à deux decimales.

Annexe B - Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels , le Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après les attributions dont il est, en qualité de responsable d’une institution fédérale, c’est à dire, Bureau de l’enquêteur correctionnel, investi par les articles de la Loi mentionnés en regard de chaque poste.

**Annexe**
Poste	Articles de la Loi sur la Protection des renseignements personnels et Règlement
Enquêteur correctionnel	Autorité absolue
Directeur exécutif et avocat général	Autorité absolue
Coordonnateur, accès à l’information et protection des renseignements personnels	Autorité absolue

Daté en la ville d'Ottawa ce 30ième jour de novembre 2015.

Signé par:
L’honorable Ralph Goodale, C.P., député
Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile

Date de modification
2016-08-17

Office of the Correctional Investigator - Report

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