Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour la période allant du 1er avril 2016 au 31 mars 2017

Table des matières

Introduction 
Notre mandat 
Notre mission 
Activités liées à la protection des renseignements personnels 
Analyse des tendances historiques 
Élever la barre pour ce qui est de l'accès pour les familles 
Annexe A – Rapport statistique 
Annexe B – Ordonnance de délégation de pouvoirs 
 

INTRODUCTION

Le Bureau de l'enquêteur correctionnel est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour l'exercice commençant le 1 ^er avril 2016 et se terminant le 31 mars 2017. Le présent rapport est soumis conformément à l'article 72 de la Loi . Il est déposé au Parlement par le ministre de Sécurité publique et de la Protection civile.

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle accorde aux particuliers le droit d'accéder aux renseignements que le gouvernement détient à leur sujet, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. Elle protège également les renseignements personnels des particuliers et permet à ceux-ci d'exercer un grand contrôle sur la collecte, l'utilisation et la communication de ces renseignements.

NOTRE MANDAT

Le Bureau de l'enquêteur correctionnel est chargé, en vertu de la Partie III de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition , d'agir à titre d'ombudsman pour les délinquants sous responsabilité fédérale. Sa fonction première consiste à faire enquête et à s'assurer qu'on donne suite aux plaintes des délinquants. Il a également l'obligation d'examiner les politiques et les pratiques du Service correctionnel du Canada donnant lieu aux plaintes afin de cerner les carences systémiques et y porter remède; il doit également faire des recommandations en ce sens.

NOTRE MISSION

À titre d'ombudsman auprès des délinquants sous responsabilité fédérale, le Bureau de l'enquêteur correctionnel est au service des Canadiens et contribue à ce que les services correctionnels soient sécuritaires, humains et respectueux de la loi en assurant une surveillance indépendante du Service correctionnel du Canada, notamment en effectuant en temps opportun un examen impartial et accessible des préoccupations individuelles et généralisées. Bien qu'il soit indépendant, le Bureau de l'enquêteur correctionnel fait partie du portefeuille de la Sécurité publique et de la Protection civile.

ACTIVITÉS LIÉES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile est le responsable désigné de l'institution aux fins d'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels . Il a délégué à l'Enquêteur correctionnel les pleins pouvoirs en ce qui concerne l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels . De pleins pouvoirs ont été aussi délégués au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le 30 novembre 2015, le ministre a confirmé la délégation de pouvoirs aux fins d'application de la Loi ( voir Annexe B ).

Bien que les responsabilités du coordonnateur de l'AIPRP soient assignées au directeur des Services corporatifs et de la planification, le traitement des demandes et les activités associées sont généralement effectués par un consultant. Compte tenu du nombre restreint de demandes, on estime qu'il s'agit là de la meilleure approche adoptée et de l'utilisation la plus efficace des ressources.

Le Coordonnateur de l'AIPRP est chargé d'élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, lignes directrices, systèmes et procédures efficaces qui permettent au Bureau de s'acquitter des responsabilités que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels, et d'assurer un traitement et une communication efficaces de l'information. Il est également responsable des politiques, systèmes et procédures découlant de la Loi . 
Dans le cadre de ses activités, le Coordonnateur de l'AIPRP doit principalement :

• traiter les demandes présentées en vertu de la Loi ;
• établir et tenir à jour des politiques, procédures et lignes directrices pour s'assurer du respect de la Loi ;
• faire connaître la Loi afin que le Bureau s'acquitte des obligations imposées au gouvernement;
• veiller à ce que le Bureau observe la Loi, ainsi que les règlements, procédures et politiques applicables;
• préparer les rapports annuels au Parlement et autres rapports exigés par la loi, de même que d'autres documents demandés par les organismes centraux;
• représenter le Bureau auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du commissaire à la protection de la vie privée et d'autres organismes fédéraux concernant l'application des dispositions de la Loi touchant le Bureau;
• aider le Bureau à respecter ses engagements de faire preuve d'une plus grande ouverture et transparence, en communiquant de manière proactive des renseignements et en divulguant de l'information de façon informelle.

Au cours de la période visée :

Le Bureau a reçu dix-neuf (19) demandes et a traité quatre (4) demandes de l'exercice précédent, ce qui totalise vingt-trois (23) demandes. Seize (16) de ces demandes ont fait l'objet d'une divulgation partielle, deux (2) demandes ont fait l'objet d'une divulgation complète, aucune (0) n'a été exemptée en totalité, aucune (0) demande n'a requis que l'existence de l'information soit confirmée ou infirmée, aucune (0) demande n'a été abandonnée, et trois (3) demandes ont été reportées à l'exercice suivant. Toutes les demandes, à l'exception de deux (2), ont été traitées dans le délai prévu par la Loi. Des prolongations ont été accordées pour quatorze (14) demandes. Aucune (0) de ces vingt (20) demandes n'a soulevé d'enjeux importants.

Dans le cadre de l'analyse des tendances historiques mentionnée ci‑après, une surveillance a été effectuée par le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) en ce qui a trait au temps requis pour le traitement des demandes.

Deux (2) séances de formation officielles ont été données pendant la période visée. L'une des séances était une séance de sensibilisation générale, et l'autre était une séance visant à faire comprendre la nuance entre une demande générale et une demande précise ainsi que les répercussions que cette nuance a sur l'extraction des dossiers. Environ 90 % des employés ont participé à la formation. Tous les documents de formation sont fournis aux employés, dans les deux langues officielles, après la séance, et ce, afin que ceux qui n'ont pas pu participer puissent les consulter. De plus, le consultant a fourni des conseils, des directives et des recommandations aux employés et à la direction, selon les besoins.

Aucune nouvelle procédure, politique ou directive en matière de protection des renseignements personnels n'a été mise en œuvre.

Durant la période visée, il n'y a eu aucun cas d'atteinte substantielle à la vie privée; aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n'a été effectuée; il n'y a pas eu de nouvel échange de données; et le Bureau n'a divulgué aucune demande de renseignements personnels aux termes de l'alinéa 8(2) m ) de la LPRP . 

Le Bureau n'a reçu aucune plainte.

En 2016-2017, les coûts directement associés à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont évalués à 77 897 $.

Personnel - 13 821 $ 
Honoraires du consultant - 64 076 $

En 2016-2017, les ressources humaines affectées à l'application de la Loi sont évaluées à 0,75 ETP.

ANALYSE DES TENDANCES HISTORIQUES

Sur une période de cinq ans, soit de 2012-2013 à 2016-2017, le Bureau a reçu dix-sept (17) demandes en moyenne par période visée; le nombre total de demandes reçues pour une période visée le plus bas a été de treize (13) et le plus élevé a été de vingt-huit (28). Au cours des cinq dernières années, le BEC a maintenu au taux de réussite de 73 % de demandes traitées dans un délai de 1 à 60 jours. Le délai de traitement moyen avant 30 jours a été de 30 % de toutes les demandes; le délai de traitement moyen avant 60 jours a été de 43 % de toutes les demandes.

En ce qui a trait au nombre de pages pertinentes traitées, une moyenne de cinq mille huit cent cinq (5 805) a été constatée; le plus grand nombre de pages pertinentes traitées pendant une période visée a été de neuf mille cinq cent soixante-deux (9 562); et le plus petit nombre total de pages pertinentes traitées pendant une période visée a été de six cent trois (603).

Les exceptions le plus souvent utilisées ont été les suivantes :

• 26 : 51 %
• 22(1)(c) : 21 %
• 22(1)(a) : 11 %

En ce qui a trait aux demandes de prorogation pour fins de consultation, soixante-trois (63) demandes ont été enregistrées, ce qui représente une moyenne de treize (13) par période visée; le nombre de demandes le plus élevé pour une période visée a été de vingt-cinq (25); le nombre de demandes le moins élevé pour une période visée a été de quatre (4). Trois (3) demandes de consultation d'autres institutions et organisations ont été reçues.

Ces données de base continueront de servir, à l'avenir, à évaluer les tendances, à appuyer les améliorations au traitement des demandes de la protection des renseignements personnels et à mettre en œuvre des mesures correctives, au besoin.

ÉLEVER LA BARRE POUR CE QUI EST DE L'ACCÈS POUR LES FAMILLES

Le Bureau de l'enquêteur correctionnel a publié un rapport spécial le 2 août 2016, qui est intitulé « Laissés dans le noir : Enquête sur les pratiques relatives à l'échange et à la divulgation d'information sur les décès en établissement dans le système correctionnel fédéral ». Il s'agit d'une enquête qui a porté sur les pratiques d'échange et de divulgation de l'information avec les membres de la famille à la suite d'un décès en établissement. L'enquête a permis de découvrir que les familles sont souvent confrontées à un processus long et difficile lorsqu'elles souhaitent avoir accès à certains renseignements à la suite du décès d'un de leurs membres dans un établissement de détention fédéral.

Dans le cadre de cette enquête, le BEC a examiné sept rapports du Comité d'enquête nationale traités par la Division de l'AIPRP du SCC pour les familles de délinquants qui sont décédés en établissement entre 2013 et 2015. L'analyse en matière d'AIPRP du BEC a examiné les rapports, en version expurgée et non expurgée, en se fondant sur un point de vue concernant non seulement l'accès à l'information, mais également la protection des renseignements personnels pour examiner les exceptions appliquées et l'uniformité de l'information divulguée. L'analyse a permis de découvrir que le traitement des rapports n'était pas fait de façon uniforme transparente. Fait encore plus préoccupant, les renseignements figurant dans les rapports originaux laissant croire à des erreurs, à des lacunes ou au non-respect d'une politique ont été caviardés de façon constante. La pratique qui consiste à caviarder les erreurs, les lacunes et le non-respect de la politique laisse peu de place à l'examen du public, à la reddition de comptes ou, en fait, aux recours juridiques.

En outre, dans de nombreux cas, les passages caviardés à l'intérieur d'une section du rapport changent complètement le contexte des renseignements fournis. Par exemple, dans un des rapports du comité d'enquête national, le SCC a caviardé tous les renseignements à propos de la manière dont le détenu a menacé de se tuer, et le fait que ces menaces n'avaient pas été communiquées au SCC ni consignées comme le veut la politique. Cependant, le SCC a divulgué des renseignements selon lesquels le psychologue avait déclaré que le détenu avait nié avoir des idées suicidaires. Dans ce cas, le caviardage amène le lecteur à croire que le délinquant n'avait pas d'idées suicidaires et que le personnel du SCC s'est conformé à la loi et à la politique alors que, en réalité, ce n'était pas le cas. Cela semble particulièrement fourbe d'appliquer des exceptions qui modifient le contexte ou la signification des renseignements divulgués.

L'enquête a permis de conclure que le SCC ne divulguait ni par défaut, ni de façon proactive, ni exhaustivement les renseignements à la famille d'un détenu décédé. Bien que le SCC n'ait aucune obligation juridique de communiquer des renseignements, des principes sont enchâssés dans la législation (LSCMLC, RSCMLC, LAI et LPRP), lesquels sont renforcés dans l'Énoncé de mission et dans l'Énoncé des valeurs du SCC, qui pourraient orienter l'adoption d'une approche plus compatissante, plus ouverte et plus transparente. Au lieu de laisser les familles vivre la grande noirceur, on pourrait divulguer des renseignements factuels et pertinents concernant les circonstances et les événements précédant immédiatement l'incident ainsi que les plans de traitement, de diagnostic et d'intervention aux familles afin de leur fournir un contexte important qui les aiderait à reconstituer l'incident et, ainsi, à mieux affronter le décès soudain (ou non expliqué) du membre de leur famille.

Au total, neuf recommandations ont été formulées à l'intention du SCC par suite du rapport, notamment celles qui suivent.

À des fins de transparence et d'ouverture, les rapports établis à la suite d'une enquête (rapports de mortalité et rapports des comités d'enquête nationaux) devraient être communiqués systématiquement, dans leur intégralité, au plus proche parent en temps opportun.

Je recommande que le commissaire du SCC envisage systématiquement de communiquer les renseignements aux familles des détenus décédés, en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels portant sur la communication pour des raisons d'intérêt public.

Le SCC a accepté bon nombre des recommandations et a pris des mesures pour mieux communiquer avec les familles des détenus décédés. Le SCC a également accepté de prendre des mesures supplémentaires pour faciliter le processus de divulgation, y compris former les employés afin qu'ils soient mieux en mesure de fournir de l'aide et du soutien pour ce qui est de communiquer de l'information au plus proche parent, et il a aussi créé une équipe spéciale, qui sera chargée d'examiner les rapports des comités d'enquête nationaux pour garantir la cohérence et la transparence.

ANNEXE A - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 

Nom de l'institution : Bureau de l'enqueteur correctionnel

Periode visee par le rapport : 2016-04-01 au 2017-03-31

PARTIE 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels 

PARTIE 2 - Demandes fermées pendant la période d'etablissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Presomptions de refus

PARTIE 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)

PARTIE 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

PARTIE 5 - Prorogations

PARTIE 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

PARTIE 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

PARTIE 8- Ressources liées à la LPRP 

PARTIE 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ( ÉFVP )

Nombre d' ÉFVP terminées : 0

PARTIE 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Remarque : Entrer des valeurs à deux decimales.

Annexe B - Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels 

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels , le Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est à dire, Bureau de l'enquêteur correctionnel, investi par les articles de la Loi mentionnés en regard de chaque poste.

Daté en la ville d'Ottawa ce 30ième jour de novembre 2015.

Signé par: 
L'honorable Ralph Goodale, C.P., député 
Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile

Date de modification 
2017-07-24