Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour la période allant du 1er avril 2018 au 31 mars 2019

Table des matières

Introduction 
Notre mandat 
Notre mission 
Activités liées à la protection des renseignements personnels 
Analyse des tendances historiques 
Annexe A – Rapport statistique 
Annexe B – Ordonnance de délégation de pouvoirs 
 

INTRODUCTION

Le Bureau de l’enquêteur correctionnel est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour l’exercice commençant le 1 ^er avril 2018 et se terminant le 31 mars 2019. Le présent rapport est soumis conformément à l’article 72 de la Loi . Il est déposé au Parlement par le ministre de Sécurité publique et de la Protection civile.

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1 ^er juillet 1983. Elle accorde aux particuliers le droit d’accéder aux renseignements que le gouvernement détient à leur sujet, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. Elle protège également les renseignements personnels des particuliers et permet à ceux-ci d’exercer un grand contrôle sur la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements.

NOTRE MANDAT

Le Bureau de l’enquêteur correctionnel est chargé, en vertu de la Partie III de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition , d’agir à titre d’ombudsman pour les délinquants sous responsabilité fédérale. Sa fonction première consiste à faire enquête et à s’assurer qu’on donne suite aux plaintes des délinquants. Il a également l’obligation d’examiner les politiques et les pratiques du Service correctionnel du Canada donnant lieu aux plaintes afin de cerner les carences systémiques et y porter remède ; il doit également faire des recommandations en ce sens.

NOTRE MISSION

À titre d’ombudsman auprès des délinquants sous responsabilité fédérale, le Bureau de l’enquêteur correctionnel est au service des Canadiens et contribue à ce que les services correctionnels soient sécuritaires, humains et respectueux de la loi en assurant une surveillance indépendante du Service correctionnel du Canada, notamment en effectuant en temps opportun un examen impartial et accessible des préoccupations individuelles et généralisées. Bien qu’il soit indépendant, le Bureau de l’enquêteur correctionnel fait partie du portefeuille de la Sécurité publique et de la Protection civile.

ACTIVITÉS LIÉES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile est le responsable désigné de l’institution aux fins d’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels . Il a délégué à l’Enquêteur correctionnel les pleins pouvoirs en ce qui concerne l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels . De pleins pouvoirs ont été aussi délégués au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le 30 novembre 2015, le ministre a confirmé la délégation de pouvoirs aux fins d’application de la Loi ( voir Annexe B ).

Bien que les responsabilités du coordonnateur de l’AIPRP soient assignées au directeur des Services corporatifs et de la planification, le traitement des demandes et les activités associées sont généralement effectués par une consultante. Compte tenu du nombre restreint de demandes, on estime qu’il s’agit là de la meilleure approche adoptée et de l’utilisation la plus efficace des ressources.

Le Coordonnateur de l’AIPRP est chargé d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, lignes directrices, systèmes et procédures efficaces qui permettent au Bureau de s’acquitter des responsabilités que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels, et d’assurer un traitement et une communication efficaces de l’information. Il est également responsable des politiques, systèmes et procédures découlant de la Loi .

Dans le cadre de ses activités, le Coordonnateur de l’AIPRP doit principalement :

• traiter les demandes présentées en vertu de la Loi ;
• établir et tenir à jour des politiques, procédures et lignes directrices pour s’assurer du respect de la Loi ;
• faire connaître la Loi afin que le Bureau s’acquitte des obligations imposées au gouvernement;
• veiller à ce que le Bureau observe la Loi, ainsi que les règlements, procédures et politiques applicables;
• préparer les rapports annuels au Parlement et autres rapports exigés par la loi, de même que d’autres documents demandés par les organismes centraux;
• représenter le Bureau auprès du secrétariat du Conseil du trésor, du Commissaire à la protection de la vie priv��e et d’autres organismes fédéraux concernant l’application des dispositions de la Loi touchant le Bureau;
• aider le Bureau à respecter ses engagements de faire preuve d’une plus grande ouverture et transparence, en communiquant de manière proactive des renseignements et en divulguant de l’information de façon informelle.

Au cours de la période visée :

Le Bureau a reçu huit (8) demandes et a traité une (1) demande de l’exercice précédent, ce qui totalise neuf (9) demandes. Cinq (5) de ces demandes ont fait l’objet d’une divulgation partielle, quatre (4) demandes ont fait l’objet d’une divulgation complète, aucune n’a été exemptée en totalité, aucune demande n’a été abandonnée, aucune demande n’avait aucun document, et aucune demande n’a été reportée à l’exercice suivant. Toutes les demandes, à l’exception de deux (2), ont été traitées dans le délai prévu par la Loi. Des prolongations ont été accordées à cinq (5) demandes. Aucune de ces neuf (9) demandes traitées pendant la période du rapport n’a soulevé d’enjeux importants.

Dans le cadre de l’analyse des tendances historiques mentionnée ci‑après, une surveillance a été effectuée par le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) en ce qui a trait au temps requis pour le traitement des demandes. La directrice exécutive et le coordonnateur sont mis au courant, par le biais de notes d’information, des demandes qui n’ont pas étés traitées selon les échéances prescrites. La note d’information indique les raisons pour ces retards, qui dans la plupart des cas, sont attribués à d’autres institutions fédérales dans le cadre d’une consultation où leur réponse est reçue après l’échéance ou n’est jamais reçue.

Une séance de formation officielle sur les atteintes à la vie privée a été donnée pendant la période visée. Environ 30 des 42 membres du personnel ont assisté à la formation. La consultante a fourni des conseils, des directives et des recommandations aux employés et à la direction, selon les besoins.

Aucune nouvelle procédure, politique ou directive en matière de protection des renseignements personnels n’a été mise en œuvre.

Durant la période visée, il y a eu cinq (5) cas d’atteinte substantielle à la vie privée. Dans quatre (4) de ces cinq (5) cas, l’atteinte résulte d’une erreur humaine où une lettre a été insérée dans la mauvaise enveloppe ou par l’ouverture d’une enveloppe erronément envoyée au Bureau. Dans un cas, toutefois, une lettre d’offre contenant le salaire fut partagée avec plusieurs membres du personnel qui ne connaissaient pas cette information. Une enquête administrative formelle a été déclenchée. Ces incidents ont fait l’objet de notification au Commissariat à la vie privée de même qu’aux personnes concernées. Les employés impliqués ont reçu des rappels à l’égard des mesures de protection requises à l’égard des renseignements personnels et une formation ciblée auprès de tout le personnel a eu lieu.

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été effectuée ; il n’y a pas eu de nouvel échange de données ; et le Bureau n’a divulgué aucune demande de renseignements personnels aux termes de l’alinéa 8 (2) m ) de la LPRP . 

Plusieurs demandes d’information ont été envoyées au Bureau de la part du service des enquêtes du Commissariat à la vie privée concernant de possibles plaintes. Celles-ci ne furent pas suivies puisque les explications du Bureau furent jugées satisfaisantes. Le Bureau a reçu une (1) plainte qui demeure en suspens au moment de l’écriture de ce rapport.

En 2018-2019, les coûts directement associés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont évalués à 9 218 $.

Personnel - 2 266 $ 
Honoraires du consultant - 6 952 $

En 2018-2019, les ressources humaines affectées à l’application de la Loi sont évaluées à 0,09 ETP.

ANALYSE DES TENDANCES HISTORIQUES

Sur une période de cinq ans, soit de 2014-2015 à 2018-2019, le Bureau a reçu vingt (20) demandes en moyenne par période visée ; le nombre total de demandes reçues pour une période visée le plus bas a été de huit (8) et le plus élevé a été de vingt-huit (28). Au cours des cinq dernières années, le BEC a maintenu au taux de réussite de 61 % de demandes traitées dans un délai de 1 à 60 jours. Le délai de traitement moyen avant 30 jours a été de 13 % de toutes les demandes ; le délai de traitement moyen avant 60 jours a été de 48 % de toutes les demandes.

En ce qui a trait au nombre de pages pertinentes traitées, une moyenne de cinq mille deux cent soixante-quinze (5 275) a été constatée ; le plus grand nombre de pages pertinentes traitées pendant une période visée a été de neuf mille cinq cent soixante-deux (9 562) ; et le plus petit nombre total de pages pertinentes traitées pendant une période visée a été d’un cent soixante-quinze (175).

Les exceptions le plus souvent utilisées ont été les suivantes :

• 26 : 52 %
• 22(1)(c) : 20 %
• 21(1)(c) : 6 %

En ce qui a trait aux demandes de prorogation pour fins de consultation, soixante-neuf (69) demandes ont été enregistrées, ce qui représente une moyenne de treize (13) par période visée ; le nombre de demandes le plus élevé pour une période visée a été de vingt-cinq (25) ; le nombre de demandes le moins élevé pour une période visée a été de cinq (5). Quatre (4) demandes de consultation d’autres institutions et organisations ont été reçues.

Ces données de base continueront de servir, à l’avenir, à évaluer les tendances, à appuyer les améliorations au traitement des demandes de la protection des renseignements personnels et à mettre en œuvre des mesures correctives, au besoin.

ANNEXE A - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 

Nom de l'institution : Bureau de l'enqueteur correctionnel

Periode visee par le rapport : 2017-04-01 au 2018-03-31

PARTIE 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels 

PARTIE 2 - Demandes fermées pendant la période d'etablissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

PARTIE 3 - Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

PARTIE 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

PARTIE 5 - Prorogations

PARTIE 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

PARTIE 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

PARTIE 8- Plaintes et enquêtes 

PARTIE 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ( ÉFVP )

Nombre d' ÉFVP terminées : 0

PARTIE 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels 

Remarque : Entrer des valeurs à deux decimales.

Annexe B - Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels 

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels , le Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est à dire, Bureau de l'enquêteur correctionnel, investi par les articles de la Loi mentionnés en regard de chaque poste.

Daté en la ville d'Ottawa ce 30ième jour de novembre 2015.

Signé par: 
L'honorable Ralph Goodale, C.P., député 
Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile

Date de modification 
2022-01-06