INTRODUCTION
Le Bureau de l’enquêteur correctionnel est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour l’exercice commençant le 1er avril 2021 et se terminant le 31 mars 2022. Le présent rapport est soumis conformément à l’article 72 de la Loi. Il est déposé au Parlement par le ministre de Sécurité publique et de la Protection civile.
La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle accorde aux particuliers le droit d’accéder aux renseignements que le gouvernement détient à leur sujet, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. Elle protège également les renseignements personnels des particuliers et permet à ceux-ci d’exercer un grand contrôle sur la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements.
NOTRE MANDAT
Le Bureau de l’enquêteur correctionnel est chargé, en vertu de la Partie III de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition, d’agir à titre d’ombudsman pour les délinquants sous responsabilité fédérale. Sa fonction première consiste à faire enquête et à s’assurer qu’on donne suite aux plaintes des délinquants. Il a également l’obligation d’examiner les politiques et les pratiques du Service correctionnel du Canada donnant lieu aux plaintes afin de cerner les carences systémiques et y porter remède ; il doit également faire des recommandations en ce sens.
NOTRE MISSION
À titre d’ombudsman auprès des délinquants sous responsabilité fédérale, le Bureau de l’enquêteur correctionnel est au service des Canadiens et contribue à ce que les services correctionnels soient sécuritaires, humains et respectueux de la loi en assurant une surveillance indépendante du Service correctionnel du Canada, notamment en effectuant en temps opportun un examen impartial et accessible des préoccupations individuelles et généralisées. Bien qu’il soit indépendant, le Bureau de l’enquêteur correctionnel fait partie du portefeuille de la Sécurité publique et de la Protection civile.
ACTIVITÉS LIÉES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile est le responsable désigné de l’institution aux fins d’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il a délégué à l’Enquêteur correctionnel les pleins pouvoirs en ce qui concerne l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De pleins pouvoirs ont été aussi délégués au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le 30 novembre 2015, le ministre a confirmé la délégation de pouvoirs aux fins d’application de la Loi (voir Annexe C).
Bien que les responsabilités du coordonnateur de l’AIPRP soient assignées au Directeur et Conseiller juridique, le traitement des demandes et les activités associées sont généralement effectués par une consultante. Compte tenu du nombre restreint de demandes, on estime qu’il s’agit là de la meilleure approche adoptée et de l’utilisation la plus efficace des ressources.
Le Coordonnateur de l’AIPRP est chargé d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, lignes directrices, systèmes et procédures efficaces qui permettent au BEC de s’acquitter des responsabilités que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels, et d’assurer un traitement et une communication efficaces de l’information. Il est également responsable des politiques, systèmes et procédures découlant de la Loi.
Dans le cadre de ses activités, le Coordonnateur de l’AIPRP doit principalement :
- traiter les demandes présentées en vertu de la Loi ;
- établir et tenir à jour des politiques, procédures et lignes directrices pour s’assurer du respect de la Loi ;
- faire connaître la Loi afin que le BEC s’acquitte des obligations imposées au gouvernement ;
- veiller à ce que le BEC observe la Loi, ainsi que les règlements, procédures et politiques applicables ;
- préparer les rapports annuels au Parlement et autres rapports exigés par la loi, de même que d’autres documents demandés par les organismes centraux ;
- représenter le BEC auprès du secrétariat du Conseil du trésor, du Commissaire à la protection de la vie privée et d’autres organismes fédéraux concernant l’application des dispositions de la Loi touchant le BEC ;
- aider le BEC à respecter ses engagements de faire preuve d’une plus grande ouverture et transparence, en communiquant de manière proactive des renseignements et en divulguant de l’information de façon informelle.
Le BEC n'est pas soumis à des accords en vertu de l'article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
AU COURS DE LA PÉRIODE VISÉE
Vingt-sept (27) demandes ont été reçues et il y avait trois (3) demandes reportées de l’exercice précédent. Parmi ces demandes :
Vingt-un (21) ont été divulguées en partie (70 %)
Trois (3) ont été divulguées dans leur intégralité (10 %)
Aucune n'a été exemptée dans son intégralité
Une (1) a été abandonnée (3,33 %)
Trois (3) n’avaient aucun dossier existant (10 %)
Deux (2) ont été reportées à la période de déclaration suivante (6,66 %)
Une (1) demande était en suspens depuis la période de rapport 2020-2021 et n'a pas été complétée dans le délai prévu par la loi.
Aucune consultation n'a été reçue.
Étant donné que nos demandeurs sont des personnes incarcérées, la réception de demandes par courrier reste le principal moyen de recevoir des demandes pour l'Office. Cependant, nous avons constaté que les avocats et les organisations qui représentent les détenus utilisent le portail en ligne pour soumettre leurs demandes.
Seules deux (2) prolongations ont été prises pour des consultations avec un autre ministère. Afin d'éviter des retards importants lors des consultations avec le Service correctionnel du Canada, le Bureau et le SCC se sont entendus pour que les consultations ne soient effectuées qu'en cas d'absolue nécessité.
Le bureau n'a pas pu respecter le délai de réponse réglementaire pour dix-sept (17) demandes au cours de la période considérée. Cependant, l'Office a pu répondre à onze (11) demandes dans les 30 premiers jours.
Le BEC a répondu à 39 % des demandes dans les délais prescrits par la loi. Bien que notre bureau ait été en mesure de recevoir de nouvelles demandes par courrier et par voie électronique, le traitement des demandes dans les délais prescrits par la loi a présenté des difficultés. Les raisons de ce retard sont les suivantes : une augmentation substantielle du nombre de pages visées par les demandes reçues, les priorités COVID-19 au sein des institutions, l'accès limité au bureau principal et aux dossiers et documents imprimés, ainsi que les défis liés à la santé des membres du personnel. Étant donné que la majorité des demandeurs sont en détention et n'ont pas accès aux communications électroniques, le traitement administratif d'un certain nombre de demandes nécessite une présence sur le lieu de travail, ce qui était limité en raison des mesures de distanciation physique.
Le coordonnateur de l'AIPRP a surveillé le temps requis pour traiter ces demandes de renseignements personnels afin de préparer l'analyse des tendances historiques ci-dessous. La Directrice exécutive et le coordonnateur de l'AIPRP sont informés par une note d'information lorsque les demandes ne sont pas traitées dans les délais prescrits. La note d'information indique la raison de la réponse tardive.
Aucune session de formation n'a été organisée pendant la période de référence. Le consultant a fourni des conseils, des orientations et des recommandations à la direction et au personnel, en fonction des besoins.
Le nouveau processus de récupération mis en place l'année dernière continue d'être rationalisé et amélioré, mais le passage à un environnement de travail à domicile continue de présenter des défis.
Aucune violation importante de la vie privée n'a été signalée cette année.
Le BEC a reçu deux (2) plaintes au cours de l'année de référence. Les deux plaintes ont été traitées et ont été jugées fondées et résolues.
Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) n'a été réalisée ; aucune nouvelle activité de partage de données n'a eu lieu et le Commissariat n'a fait aucune divulgation de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il n'y a pas de nouvelle collecte ou de nouvelle utilisation systématique des numéros d'assurance sociale.
Mesures liées à la COVID-19
Le BEC continue de fonctionner en état d'urgence comme le reste du gouvernement fédéral. Notre bureau a bien fait la transition vers un environnement de travail à domicile, mais des défis ont été rencontrés dans la mise en œuvre de nouvelles procédures lorsque nous avons compris que les ordres de rester à domicile allaient avoir un impact à long terme.
Tel que mentionné précédemment, le BEC a vu les délais de réponse au cours de cette période augmenter en raison, notamment, du fait que d'autres bureaux de l'AIPRP n'ont pas été en mesure de répondre aux consultations dans les délais impartis ainsi qu’en raison d'autres priorités liées à l'état d'urgence.
Frais
En 2021-2022, les coûts directement associés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont évalués à 33 499 $.
Personnel 7 752 $
Honoraires du consultant 24 351 $
Autres 1 396 $
En 2021-2022, les ressources humaines affectées à l’application de la Loi sont évaluées à 0,287 ETP.
ANALYSE DES TENDANCES HISTORIQUES
Sur une période de cinq ans, de 2017-18 à 2021-22, le BEC a reçu une moyenne de dix-sept (17) demandes par année.
Au cours des cinq dernières années, le BEC a maintenu un taux de 73 % des demandes traitées entre 1 et 60 jours. En ce qui concerne le nombre de pages traitées, une moyenne de deux mille huit (1 715) a été enregistrée.
Les exemptions les plus fréquemment utilisées sont:
26 : 60 %
22(1)(c) : 19 %
21(1)(c) : 8 %
Un total de vingt-six (26) prolongations pour fins de consultation a été enregistré, soit une moyenne de cinq (5) par période de référence. Au total, deux (2) demandes de consultation ont été reçues d'autres organisations gouvernementales.
Ces données de base continueront d'être utilisées dans les années à venir pour évaluer les tendances, informer l'amélioration continue du traitement des demandes de protection de la vie privée et mettre en œuvre des mesures correctives si nécessaire.
Annexe A: Ordonnance de délégation de pouvoirs
Annexe B: Rapport statistique
Annexe C: Rapport statistique supplémentaire
