INTRODUCTION
Le Bureau de l’enquêteur correctionnel est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour l’exercice commençant le 1er avril 2022 et se terminant le 31 mars 2023. Le présent rapport est soumis conformément à l’article 72 de la Loi. Il est déposé au Parlement par le ministre de Sécurité publique, des institutions démocratiques et des Affaires intergouvernementales.
La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle accorde aux particuliers le droit d’accéder aux renseignements que le gouvernement détient à leur sujet, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. Elle protège également les renseignements personnels des particuliers et permet à ceux-ci d’exercer un grand contrôle sur la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements.
NOTRE MANDAT
À titre d’ombudsman auprès des délinquants sous responsabilité fédérale, le Bureau de l’enquêteur correctionnel est au service des Canadiens et contribue à ce que les services correctionnels soient sécuritaires, humains et respectueux de la loi en assurant une surveillance indépendante du Service correctionnel du Canada, notamment en effectuant en temps opportun un examen impartial et accessible des préoccupations individuelles et généralisées. Bien qu’il soit indépendant, le Bureau de l’enquêteur correctionnel fait partie du portefeuille de la Sécurité publique.
NOTRE MISSION
À titre d’ombudsman auprès des délinquants sous responsabilité fédérale, le Bureau de l’enquêteur correctionnel est au service des Canadiens et contribue à ce que les services correctionnels soient sécuritaires, humains et respectueux de la loi en assurant une surveillance indépendante du Service correctionnel du Canada, notamment en effectuant en temps opportun un examen impartial et accessible des préoccupations individuelles et généralisées. Bien qu’il soit indépendant, le Bureau de l’enquêteur correctionnel fait partie du portefeuille de la Sécurité publique.
ACTIVITÉS LIÉES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le ministre de la Sécurité publique est le responsable désigné de l’institution aux fins d’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il a délégué à l’Enquêteur correctionnel les pleins pouvoirs en ce qui concerne l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De pleins pouvoirs ont été aussi délégués au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le 30 novembre 2015, le ministre a confirmé la délégation de pouvoirs aux fins d’application de la Loi (voir Annexe C).
Bien que les responsabilités du coordonnateur de l’AIPRP soient assignées au Directeur et Conseiller juridique, le traitement des demandes et les activités associées sont généralement effectués par une consultante. Compte tenu du nombre restreint de demandes, on estime qu’il s’agit là de la meilleure approche adoptée et de l’utilisation la plus efficace des ressources.
Le Coordonnateur de l’AIPRP est chargé d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, lignes directrices, systèmes et procédures efficaces qui permettent au BEC de s’acquitter des responsabilités que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels, et d’assurer un traitement et une communication efficaces de l’information. Il est également responsable des politiques, systèmes et procédures découlant de la Loi.
Dans le cadre de ses activités, le Coordonnateur de l’AIPRP doit principalement :
- traiter les demandes présentées en vertu de la Loi ;
- établir et tenir à jour des politiques, procédures et lignes directrices pour s’assurer du respect de la Loi ;
- faire connaître la Loi afin que le BEC s’acquitte des obligations imposées au gouvernement ;
- veiller à ce que le BEC observe la Loi, ainsi que les règlements, procédures et politiques applicables ;
- préparer les rapports annuels au Parlement et autres rapports exigés par la loi, de même que d’autres documents demandés par les organismes centraux ;
- représenter le BEC auprès du secrétariat du Conseil du trésor, du Commissaire à la protection de la vie privée et d’autres organismes fédéraux concernant l’application des dispositions de la Loi touchant le BEC ;
- aider le BEC à respecter ses engagements de faire preuve d’une plus grande ouverture et transparence, en communiquant de manière proactive des renseignements et en divulguant de l’information de façon informelle.
Le BEC n'est pas soumis à des accords en vertu de l'article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
AU COURS DE LA PÉRIODE VISÉE
Quatorze (14) demandes ont été reçues et cinq (5) demandes étaient en suspens depuis la période précédente. Parmi ces demandes, quatorze (14) ont été divulguées en partie (78 %) ;
Quatorze (14) demandes ont été divulguées en partie (78%)
Une (1) a été divulguée dans son intégralité (5%)
Aucune demande n'a fait l'objet d'une dérogation ou d'une exclusion dans son intégralité
Aucune demande n'a été abandonnée
Trois (3) n'avaient pas de documents (17%)Une (1) demande a été reportée à la période de rapport suivante (5%)
Trois (3) demandes étaient en suspens depuis la période de référence 2021-2022 et ont été clôturées au cours de la période de référence.
Aucune consultation n'a été reçue.
Contrairement aux années précédentes, toutes les demandes, à l'exception d'une seule, reçues par le biais du portail en ligne, ont été reçues par courrier électronique au cours de la période considérée. Nos demandeurs étant des personnes incarcérées, la réception des demandes par courrier a toujours été le principal moyen de recevoir des demandes pour le Bureau. Aucune demande n'a été reçue par courrier, la majorité des demandes ayant été soumises par les avocats des détenus.
Cinq (5) prolongations ont été accordées pour des consultations avec un autre ministère. Afin d'éviter les retards importants lors des consultations avec le Service correctionnel du Canada, le Bureau et le SCC ont conclu un accord selon lequel les consultations n'auront lieu qu'en cas d'absolue nécessité.
Le Bureau n'a pas pu respecter le délai de réponse prévu par la loi pour quatorze (14) demandes au cours de la période visée par le rapport.
Le Bureau a répondu à 22 % des demandes dans les délais prescrits par la loi. Le traitement des demandes dans les délais prescrits par la loi a posé des problèmes au cours de la période considérée, principalement en raison d'un manque de ressources humaines. Le Bureau est en train de remédier à cette pénurie d'ici 2023-2024.
Le coordonnateur de l'AIPRP a surveillé le temps requis pour traiter ces demandes de renseignements personnels afin de préparer l'analyse des tendances historiques ci-dessous. La Directrice exécutive et le coordonnateur de l'AIPRP sont informés par une note d'information lorsque les demandes ne sont pas traitées dans les délais prescrits. La note d'information indique la raison de la réponse tardive.
Aucune session de formation n'a été organisée pendant la période de référence. Le consultant a fourni des conseils, des orientations et des recommandations à la direction et au personnel, en fonction des besoins.
Aucune violation importante de la vie privée n'a été signalée cette année.
Le Bureau n'a reçu aucune plainte au cours de l'année.
Aucune évaluation des incidences sur la vie privée (PIA) n'a été réalisée ; aucune nouvelle activité de partage de données n'a eu lieu et le Bureau n'a procédé à aucune divulgation de renseignements personnels conformément au paragraphe 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il n'y a pas de nouvelle collecte ou de nouvelles utilisations cohérentes des numéros d'assurance sociale.
MESURES LIÉES À LA COVID-19
Alors que les mesures liées à COVID-19 ont été progressivement supprimées, le maintien du travail hybride a nécessité quelques ajustements pragmatiques au cours de la période de référence, car la majorité des demandeurs sont incarcérés et n'ont pas accès aux communications électroniques.
Frais
En 2022-2023, les coûts directement associés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont évalués à 27 625 $.
Personnel 11 007 $
Honoraires du consultant 14 116 $
Autres 2 502 $
En 2022-2023, les ressources humaines affectées à l’application de la Loi sont évaluées à 0,148 ETP.
Le manque de personnel a nécessité l'implication directe des membres de l'équipe de direction pour assurer les opérations quotidiennes, ce qui explique les coûts relativement plus élevés associés à l'administration de la loi sur l'accès à l'information au cours de la période couverte par le rapport.
ANALYSE DES TENDANCES HISTORIQUES
Sur une période de cinq ans, de 2018-2019 à 2022-2023, le BEC a reçu une moyenne de quinze (15) demandes par année.
Au cours des cinq dernières années, le BEC a maintenu un taux de 63 % des demandes traitées entre 1 et 60 jours.
En ce qui concerne le nombre de pages traitées, une moyenne de mille sept cent quatre-vingt-quatre (1 784) est traitée par an.
Les exemptions les plus fréquemment utilisées sont:
26 : 56%
22(1)(c) : 25%
21(1)(c) : 8%
Au total, dix-sept (17) prolongations de consultations ont été enregistrées, soit une moyenne de trois (3) par période de référence. Au total, deux (2) consultations ont été reçues d'autres organisations gouvernementales.
Ces données de base continueront d'être utilisées dans les années à venir pour évaluer les tendances, informer l'amélioration continue du traitement des demandes de protection de la vie privée et mettre en œuvre des mesures correctives si nécessaire.
Annexe A: Ordonnance de délégation de pouvoirs
Annexe B: Rapport statistique
Annexe C: Rapport statistque supplémentaire
