Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour la période allant du 1er avril 2020 au 31 mars 2021

Table des matières

Introduction 
Notre mandat 
Notre mission 
Activités liées à la protection des renseignements personnels 
Réponse de Covid 19 
Frais 
Analyse des tendances historiques 
Annexe A – Rapport statistique 
Annexe B – Rapport statistique supplémentaire 
Annexe C – Ordonnance de délégation de pouvoirs 
 

INTRODUCTION

Le Bureau de l’enquêteur correctionnel est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour l’exercice commençant le 1 ^er avril 2020 et se terminant le 31 mars 2021. Le présent rapport est soumis conformément à l’article 72 de la Loi . Il est déposé au Parlement par le ministre de Sécurité publique et de la Protection civile.

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1 ^er juillet 1983. Elle accorde aux particuliers le droit d’accéder aux renseignements que le gouvernement détient à leur sujet, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. Elle protège également les renseignements personnels des particuliers et permet à ceux-ci d’exercer un grand contrôle sur la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements.

NOTRE MANDAT

Le Bureau de l’enquêteur correctionnel est chargé, en vertu de la Partie III de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition , d’agir à titre d’ombudsman pour les délinquants sous responsabilité fédérale. Sa fonction première consiste à faire enquête et à s’assurer qu’on donne suite aux plaintes des délinquants. Il a également l’obligation d’examiner les politiques et les pratiques du Service correctionnel du Canada donnant lieu aux plaintes afin de cerner les carences systémiques et y porter remède ; il doit également faire des recommandations en ce sens.

NOTRE MISSION

À titre d’ombudsman auprès des délinquants sous responsabilité fédérale, le Bureau de l’enquêteur correctionnel est au service des Canadiens et contribue à ce que les services correctionnels soient sécuritaires, humains et respectueux de la loi en assurant une surveillance indépendante du Service correctionnel du Canada, notamment en effectuant en temps opportun un examen impartial et accessible des préoccupations individuelles et généralisées. Bien qu’il soit indépendant, le Bureau de l’enquêteur correctionnel fait partie du portefeuille de la Sécurité publique et de la Protection civile.

ACTIVITÉS LIÉES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile est le responsable désigné de l’institution aux fins d’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels . Il a délégué à l’Enquêteur correctionnel les pleins pouvoirs en ce qui concerne l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels . De pleins pouvoirs ont été aussi délégués au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le 30 novembre 2015, le ministre a confirmé la délégation de pouvoirs aux fins d’application de la Loi ( voir Annexe C ).

Bien que les responsabilités du coordonnateur de l’AIPRP soient assignées au Directeur et Conseiller juridique, le traitement des demandes et les activités associées sont généralement effectués par une consultante. Compte tenu du nombre restreint de demandes, on estime qu’il s’agit là de la meilleure approche adoptée et de l’utilisation la plus efficace des ressources.

Le Coordonnateur de l’AIPRP est chargé d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, lignes directrices, systèmes et procédures efficaces qui permettent au BEC de s’acquitter des responsabilités que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels, et d’assurer un traitement et une communication efficaces de l’information. Il est également responsable des politiques, systèmes et procédures découlant de la Loi .

Dans le cadre de ses activités, le Coordonnateur de l’AIPRP doit principalement :

• traiter les demandes présentées en vertu de la Loi ;
• établir et tenir à jour des politiques, procédures et lignes directrices pour s’assurer du respect de la Loi ;
• faire connaître la Loi afin que le BEC s’acquitte des obligations imposées au gouvernement ;
• veiller à ce que le BEC observe la Loi, ainsi que les règlements, procédures et politiques applicables ;
• préparer les rapports annuels au Parlement et autres rapports exigés par la loi, de même que d’autres documents demandés par les organismes centraux ;
• représenter le BEC auprès du secrétariat du Conseil du trésor, du Commissaire à la protection de la vie privée et d’autres organismes fédéraux concernant l’application des dispositions de la Loi touchant le BEC ;
• aider le BEC à respecter ses engagements de faire preuve d’une plus grande ouverture et transparence, en communiquant de manière proactive des renseignements et en divulguant de l’information de façon informelle.

Le BEC n'est pas soumis à des accords en vertu de l'article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels . 

Au cours de la période visée :

Treize (13) demandes ont été reçues et il y avait cinq (5) demandes reportées de l’exercice précédent. Parmi ces demandes :

• Onze (11) ont été divulguées en partie (73,33%)
• Deux (2) ont été divulguées dans leur intégralité (13,33%)
• Aucune n'a été exemptée dans son intégralité
• Une (1) a été abandonnée (6,66%)
• Aucune pour laquelle aucun document n’existe
• Trois (3) ont été reportées à la période de déclaration suivante

Aucune prolongation n'a été prise. Le BEC n'a pas pu respecter le délai de réponse réglementaire pour neuf (9) demandes au cours de la période considérée.

Le BEC a répondu à 40 % des demandes dans les délais prescrits par la loi. Bien que notre bureau ait été en mesure de recevoir de nouvelles demandes par courrier et par voie électronique, le traitement des demandes dans les délais prescrits par la loi a présenté des difficultés. Les raisons de ces retards sont les suivantes : un nouveau processus d'extraction électronique a dû être mis en place pour permettre le traitement des demandes hors site ; les priorités COVID-19 au sein des institutions ; l'accès limité au bureau principal et aux dossiers et documents imprimés; ainsi que certains défis liés à la santé des membres du personnel. Étant donné que la majorité des demandeurs sont incarcérés et n'ont pas accès aux moyens de communication électronique, le traitement administratif d'un certain nombre de demandes nécessite une présence sur le lieu de travail, présence qui fut limitée en raison des mesures de distanciation physique.

Le coordonnateur de l'AIPRP a surveillé le temps requis pour traiter ces demandes de renseignements personnels afin de préparer l'analyse des tendances historiques ci-dessous. La Directrice exécutive et le coordonnateur de l'AIPRP sont informés par une note d'information lorsque les demandes ne sont pas traitées dans les délais prescrits. La note d'information indique la raison de la réponse tardive.

Deux séances de formation ont été organisées au cours de la période de référence pour répondre aux attentes du nouveau processus simplifié de récupération des BPR. Tout le personnel y a participé, soit un total de 41 employés. Le consultant a fourni des conseils, des orientations et des recommandations à la direction et au personnel, selon les besoins.

En raison du passage à un environnement de travail à domicile, plusieurs nouvelles procédures ont été mises en œuvre, notamment la numérisation et l'envoi par courriel des nouvelles demandes reçues au consultant de l'AIPRP, ainsi que la récupération électronique des dossiers. Bien que ce nouveau processus de récupération aide le BEC à être plus efficace et responsable sur le plan fiscal et environnemental, il a fallu plusieurs mois au personnel pour s'y adapter. Nous nous attendons à ce que ce processus continue d'être simplifié et amélioré au fil du temps.

Aucune violation substantielle de la vie privée n'a été signalée cette année.

Le BEC n'a reçu aucune plainte au cours de la période de référence.

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) n'a été réalisée ; aucune nouvelle activité de partage de données n'a eu lieu et le BEC n'a fait aucune divulgation de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels .

Mesures liées à la COVID-19

Le BEC continue de fonctionner en état d'urgence comme le reste du gouvernement fédéral. Notre bureau a bien fait la transition vers un environnement de travail à domicile, mais des défis ont été rencontrés dans la mise en œuvre de nouvelles procédures lorsque nous avons compris que les ordres de rester à domicile allaient avoir un impact à long terme.

Tel que mentionné précédemment, le BEC a vu les délais de réponse au cours de cette période augmenter en raison, notamment, du fait que d'autres bureaux de l'AIPRP n'ont pas été en mesure de répondre aux consultations dans les délais impartis ainsi qu’en raison d'autres priorités liées à l'état d'urgence.

Frais

En 2020-2021, les coûts directement associés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont évalués à 35 604 $.

Personnel: 11 988,00$

Honoraires du consultant: 20 809,00$

Autres: 2 807,00$

En 2020-2021, les ressources humaines affectées à l’application de la Loi sont évaluées à 0,316 ETP.

ANALYSE DES TENDANCES HISTORIQUES

Sur une période de cinq ans, de 2016-17 à 2020-21, le BEC a reçu une moyenne de quinze (15) demandes par année.

Au cours des cinq dernières années, le BEC a maintenu un taux de 84 % des demandes traitées entre 1 et 60 jours.

En ce qui concerne le nombre de pages traitées, une moyenne de deux mille huit (2 008) a été enregistrée.

Les exemptions les plus fréquemment utilisées sont:

• 26 : 47%
• 22(1)(c) : 18 %
• 21(1)(c) : 10%

Un total de trente-huit (38) prolongations pour fins de consultation a été enregistré, soit une moyenne de sept (7) par période de référence. Au total, deux (2) demandes de consultation ont été reçues d'autres organisations gouvernementales.

Ces données de base continueront d'être utilisées dans les années à venir pour évaluer les tendances, informer l'amélioration continue du traitement des demandes de protection de la vie privée et mettre en œuvre des mesures correctives si nécessaire.

ANNEXE A - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 

Nom de l'institution : Bureau de l'enqueteur correctionnel

Periode visee par le rapport : 2020-04-01 au 2021-03-31

PARTIE 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels 

PARTIE 2 - Demandes fermées pendant la période d'etablissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Demandes fermées

2.7 Présomptions de refus

PARTIE 3 - Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

PARTIE 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

PARTIE 5 - Prorogations

PARTIE 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

PARTIE 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

PARTIE 8- Plaintes et enquêtes 

PARTIE 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ( ÉFVP )

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée 

Nombre d' ÉFVP terminées : 0

PARTIE 10: Atteintes substantielles à la vie privée

PARTIE 11 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels 

Remarque : Entrer des valeurs à deux decimales.

ANNEXE B - Rapport statistique supplémentaire

Nom de l'institution : Bureau de l'enquêteur correctionnel

Période d'établissement de rapport : 2020-04-01 au 2021-03-31

PARTIE 1 - Capacité de recevoir des demandes d'AIPRP

PARTIE 2 - Capacité de traiter les dossiers

Annexe C - Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels 

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels , le Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est à dire, Bureau de l'enquêteur correctionnel, investi par les articles de la Loi mentionnés en regard de chaque poste.

Daté en la ville d'Ottawa ce 30ième jour de novembre 2015.

Signé par: 
L'honorable Ralph Goodale, C.P., député 
Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile

Date de modification 
2022-01-06